Informativa sulla Privacy ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e del D.Lgs. 196/2003
1. Premessa
La presente Informativa sulla Privacy descrive le modalità di trattamento dei dati personali degli utenti che visitano il sito www.prato-wangen.eu e di coloro che interagiscono con l'Associazione Gemellaggio Prato Wangen.
L'informativa è resa ai sensi dell'art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e del D.Lgs. 196/2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali) come modificato dal D.Lgs. 101/2018.
La presente informativa è valida esclusivamente per il sito www.prato-wangen.eu e non per altri siti web eventualmente consultati dall'utente tramite link.
2. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento dei dati personali è:
Associazione Gemellaggio Prato Wangen
Sede legale: Viale Galileo Galilei 184, 59100 Prato (PO), Italia
Codice Fiscale: 02285210973
Indirizzo email:
Recapito telefonico: +39 327 999 5471
3. Referente per la privacy
L'Associazione, non avendo nominato un Data Protection Officer (DPO), ha designato un referente interno per la protezione dei dati al quale gli interessati possono rivolgersi per qualsiasi questione relativa al trattamento dei propri dati personali:
Referente privacy: Gabriele Borchi
Contatto:
4. Categorie di dati trattati
L'Associazione tratta le seguenti categorie di dati personali:
Dati comuni
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Nome, cognome
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Data e luogo di nascita
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Indirizzo di residenza
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Numero di telefono
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Indirizzo email
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Codice fiscale
Dati particolari (categorie speciali ai sensi dell'art. 9 del GDPR)
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Dati relativi allo stato di salute (allergie, intolleranze alimentari, patologie, terapie in corso)
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Dati relativi a minori (nel caso di iscrizioni di ragazzi ai corsi e ai viaggi)
Tali dati sono raccolti esclusivamente per finalità connesse alla partecipazione a corsi di lingua, viaggi in Germania, eventi e manifestazioni organizzate dall'Associazione, e sono trattati con particolare cautela ai sensi dell'art. 9 del GDPR.
5. Finalità e base giuridica del trattamento
I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:
a) Adempimento di obblighi legali e normativi
Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR (adempimento di un obbligo legale).
Trattamento necessario per adempiere agli obblighi previsti dalla legge, da regolamenti e dalla normativa fiscale e contabile.
b) Iscrizione all'Associazione e gestione del rapporto associativo
Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR (esecuzione di un contratto).
Trattamento necessario per la gestione delle iscrizioni, il rilascio della tessera associativa, la tenuta del registro degli associati e la gestione amministrativa e contabile.
c) Gestione di corsi di lingua e viaggi in Germania
Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR (esecuzione di un contratto).
Trattamento necessario per l'organizzazione e la gestione dei corsi di lingua, dei viaggi e delle attività formative, inclusa la comunicazione dei dati ad agenzie di viaggio, trasporti e strutture ricettive.
d) Comunicazioni istituzionali e promozionali (newsletter)
Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. a) del GDPR (consenso).
Invio di comunicazioni periodiche via email riguardanti attività, eventi, iniziative e progetti dell'Associazione. Il conferimento del consenso è facoltativo e l'utente può revocarlo in qualsiasi momento.
e) Gestione di eventi e manifestazioni
Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR (esecuzione di un contratto) e lett. a) (consenso per i dati particolari).
Trattamento necessario per l'organizzazione e la gestione di eventi, cene, gite, manifestazioni pubbliche e iniziative culturali.
f) Pubblicazione di fotografie e video
Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. a) del GDPR (consenso).
Documentazione delle attività associative attraverso la pubblicazione di immagini e video sul sito web e sui canali social dell'Associazione. Il consenso è richiesto specificamente e può essere revocato in qualsiasi momento.
g) Gestione di donazioni e pagamenti
Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR (esecuzione di un contratto).
Trattamento necessario per la gestione delle donazioni, delle quote associative e di eventuali pagamenti.
h) Valutazione di candidature per collaborazioni
Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR (esecuzione di misure precontrattuali).
Trattamento dei curriculum vitae ricevuti per eventuali collaborazioni con l'Associazione.
6. Modalità di trattamento e raccolta dei dati
I dati personali sono trattati con strumenti manuali, informatici e telematici, nel rispetto delle misure di sicurezza adeguate al livello di rischio, in conformità con quanto previsto dall'art. 32 del GDPR.
I dati vengono raccolti attraverso le seguenti modalità:
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Moduli cartacei (compilati manualmente dagli interessati)
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Moduli online (tramite Google Forms e altri strumenti di raccolta digitali)
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Comunicazioni via email (invio volontario di dati da parte dell'interessato)
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Comunicazioni dirette (verbali, telefoniche o tramite canali di messaggistica)
L'Associazione adotta misure di sicurezza organizzative e tecniche per proteggere i dati da accessi non autorizzati, perdita, distruzione o danneggiamento.
7. Trattamento dei dati sensibili (categorie speciali)
L'Associazione tratta dati relativi allo stato di salute (allergie, intolleranze alimentari, patologie, terapie in corso) e dati di minori esclusivamente per finalità connesse alla partecipazione a corsi di lingua, viaggi in Germania ed eventi organizzati dall'Associazione.
Tali dati sono trattati ai sensi dell'art. 9, par. 2, lett. a) del GDPR, previo consenso esplicito dell'interessato o del genitore/tutore legale in caso di minori.
Il consenso al trattamento dei dati sensibili è richiesto separatamente e in modo specifico. Gli interessati possono revocare il consenso in qualsiasi momento, fermo restando che la revoca non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.
8. Trattamento dei dati dei minori
L'Associazione può trattare dati personali di minori nell'ambito delle attività di gemellaggio, corsi di lingua e viaggi in Germania.
Il trattamento dei dati dei minori è effettuato ai sensi dell'art. 8 del GDPR e dell'art. 2-quinquies del D.Lgs. 196/2003. Per i minori di età inferiore ai 14 anni, il consenso al trattamento deve essere prestato o autorizzato dai titolari della responsabilità genitoriale.
L'Associazione adotta misure particolarmente caute nel trattamento dei dati dei minori, limitando la raccolta ai dati strettamente necessari per le finalità sopra indicate.
9. Conservazione dei dati
I dati personali sono conservati per il tempo strettamente necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti e trattati, nel rispetto dei termini previsti dalla legge.
In particolare:
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Dati associativi e contrattuali: conservati per l'intera durata del rapporto associativo e, successivamente, per il tempo necessario all'adempimento di obblighi fiscali e contabili (fino a 10 anni, ai sensi della normativa in materia).
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Dati relativi a corsi e viaggi: conservati per la durata dell'attività formativa o del viaggio e fino al termine degli obblighi amministrativi connessi.
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Dati sensibili (salute, allergie, terapie): conservati esclusivamente per la durata dell'evento, corso o viaggio e cancellati immediatamente dopo il termine dell'attività, salvo diverso obbligo di legge.
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Fotografie e video: conservati per tutta la durata dell'attività associativa o fino alla revoca del consenso da parte dell'interessato.
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Curriculum vitae: conservati per il tempo necessario alla valutazione della candidatura e, in caso di esito negativo, cancellati entro 12 mesi.
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Newsletter e comunicazioni: i dati sono conservati fino alla revoca del consenso da parte dell'interessato.
Al termine del periodo di conservazione, i dati saranno cancellati, resi anonimi o aggregati in modo da non consentire l'identificazione dell'interessato.
10. Comunicazione e diffusione dei dati
I dati personali possono essere comunicati, per le finalità sopra indicate, a:
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Soggetti pubblici e istituzioni (Comune di Prato, Comune di Wangen, enti pubblici) nell'ambito delle attività di gemellaggio e per l'adempimento di obblighi normativi
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Agenzie di viaggio e trasporti (per l'organizzazione di viaggi in Germania e trasferimenti)
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Strutture ricettive (hotel, ostelli, centri di accoglienza) per la gestione dei soggiorni
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Fornitori di servizi (piattaforme per l'invio di newsletter, servizi di hosting, gestione moduli online, servizi di pagamento)
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Collaboratori e volontari dell'Associazione, debitamente incaricati e formati
L'Associazione si avvale dei seguenti fornitori di servizi:
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Hosting: Aruba S.p.A. – server ubicato in Italia (UE), in conformità con le disposizioni del GDPR
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Piattaforme di raccolta dati: Google Forms (Google Ireland Limited) – trattamento effettuato in conformità con le clausole contrattuali standard UE
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Strumenti di analisi: Google Analytics – in modalità anonimizzata e con impostazioni di privacy conformi al GDPR
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Piattaforme di terze parti: YouTube, Google Maps, social widget – integrati nel sito per finalità di visualizzazione e condivisione di contenuti
I dati non vengono diffusi, né comunicati a terzi per finalità diverse da quelle sopra indicate, salvo obbligo di legge o espressa richiesta dell'autorità giudiziaria.
11. Trasferimento dei dati extra UE
L'Associazione non trasferisce i dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE), salvo il caso di servizi erogati da fornitori che possono trasferire dati in paesi terzi previa adozione di garanzie adeguate ai sensi degli artt. 44 e ss. del GDPR (quali le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea).
Per i servizi di Google (Analytics, YouTube, Google Maps), i dati possono essere trasferiti negli Stati Uniti sulla base delle clausole contrattuali standard UE-USA e del Data Privacy Framework (DPF) per i soggetti certificati.
12. Diritti dell'interessato
Ai sensi degli artt. 15-22 del GDPR, l'interessato ha il diritto di esercitare i seguenti diritti:
a) Diritto di accesso (art. 15 GDPR)
Ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e, in tal caso, ottenere l'accesso ai dati e alle informazioni relative al trattamento.
b) Diritto di rettifica (art. 16 GDPR)
Ottenere la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano e l'integrazione dei dati incompleti.
c) Diritto alla cancellazione (diritto all'oblio – art. 17 GDPR)
Ottenere la cancellazione dei dati personali che lo riguardano, nei casi previsti dalla legge.
d) Diritto di limitazione del trattamento (art. 18 GDPR)
Ottenere la limitazione del trattamento, nei casi previsti dalla legge.
e) Diritto alla portabilità dei dati (art. 20 GDPR)
Ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano e trasmetterli a un altro titolare del trattamento.
f) Diritto di opposizione (art. 21 GDPR)
Opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che lo riguardano.
g) Diritto di revoca del consenso (art. 7 GDPR)
Revocare il consenso prestato in qualsiasi momento, senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca.
h) Diritto di proporre reclamo (art. 77 GDPR)
Proporre reclamo all'autorità di controllo competente (Garante per la protezione dei dati personali) qualora ritenga che il trattamento dei propri dati violi il GDPR.
13. Esercizio dei diritti
Per esercitare i propri diritti, l'interessato può contattare il Titolare del trattamento o il referente per la privacy attraverso i seguenti canali:
Indirizzo email:
Indirizzo postale: Associazione Gemellaggio Prato Wangen, Viale Galileo Galilei 184, 59100 Prato (PO), Italia
Telefono: +39 327 999 5471
Le richieste saranno evase senza ingiustificato ritardo e, in ogni caso, entro il termine di un mese dal ricevimento della richiesta. In casi di particolare complessità, tale termine può essere prorogato di ulteriori due mesi.
14. Natura del conferimento dei dati e conseguenze del rifiuto
Il conferimento dei dati per le finalità di cui ai punti 5, lett. a), b), c), e), g) e h) è necessario per l'esecuzione del rapporto associativo e per l'organizzazione delle attività. L'eventuale rifiuto comporta l'impossibilità di instaurare o proseguire il rapporto con l'Associazione e di partecipare alle attività organizzate.
Il conferimento dei dati per le finalità di cui ai punti 5, lett. d) e f) è facoltativo e il mancato conferimento non comporta alcuna conseguenza, salvo l'impossibilità di ricevere comunicazioni promozionali o di vedere pubblicate immagini relative alla propria partecipazione agli eventi.
Il conferimento dei dati sensibili di cui al punto 5, lett. c) ed e) è necessario per garantire la sicurezza e il benessere dei partecipanti durante i corsi e i viaggi. Il rifiuto di conferire tali dati può comportare l'impossibilità di partecipare all'attività.
15. Modifiche alla presente informativa
L'Associazione Gemellaggio Prato Wangen si riserva il diritto di apportare modifiche alla presente Informativa sulla Privacy in qualsiasi momento, al fine di adeguarla a eventuali cambiamenti normativi, organizzativi o tecnologici. L'utente è invitato a consultare periodicamente questa pagina per prendere visione dell'informativa più aggiornata.
16. Contatti
Per qualsiasi informazione, chiarimento o richiesta relativa alla presente Informativa sulla Privacy o al trattamento dei propri dati personali, l'interessato può contattare:
Associazione Gemellaggio Prato Wangen
Viale Galileo Galilei 184, 59100 Prato (PO), Italia
Email:
Telefono: +39 327 999 5471
Ultimo aggiornamento: agosto 2026